Personligt ansvar är ett av de begrepp som låter enklare än det är. I sin sämsta form blir det en uppmaning till individen att lösa problem som egentligen ligger i organisationen. I sin bästa form hjälper det oss att skilja mellan det vi faktiskt kan påverka och det vi inte styr över.
För oss på MT handlar personligt ansvar om att se sin egen del. Inte hela skulden. Inte hela lösningen. Den egna delen.
Vad är personligt ansvar?
Personligt ansvar innebär att i en situation försöka se vad som faktiskt ligger inom mitt ansvar och mitt handlingsutrymme.
Det kan innebära att ändra mitt eget agerande, kommunicera tydligare, be om hjälp, sätta en gräns, ta upp ett problem, påverka en förutsättning eller acceptera något jag inte kan förändra.
Den centrala frågan är:
Vad är min del i den här situationen – och vad kan jag faktiskt göra med den?
Egen del är inte samma sak som skuld
Det här är avgörande.
Att se sin egen del betyder inte att allt som händer är mitt fel. Det betyder inte heller att makt, resurser, organisation eller andra människors agerande plötsligt saknar betydelse.
Egen del ≠ skuld.
Två personer kan ha olika delar i samma problem. En chef kan behöva bli tydligare. En medarbetare kan behöva säga ifrån tidigare. Organisationen kan samtidigt ha skapat en arbetsbelastning som ingen av dem rimligen kan lösa på egen hand.
Ansvar blir användbart först när vi placerar det på rätt nivå.
Ansvar kräver möjlighet att påverka
Det är svårt att ta ansvar för något man saknar mandat, information eller resurser att påverka.
Därför behöver samtal om ansvar alltid innehålla en andra fråga:
Vilket faktiskt handlingsutrymme finns?
En medarbetare kan ta ansvar för att berätta att arbetsmängden inte ryms inom tiden. Men personen kan inte ensam skapa fler resurser eller besluta vilka verksamhetsmål som ska tas bort.
En chef kan ta ansvar för hur ett beslut genomförs. Men chefen kan sakna mandat att ändra själva beslutet.
Personligt ansvar betyder inte att organisationen går fri
Självledarskap och personligt ansvar får aldrig bli ett sätt att individualisera organisatoriska problem.
Om roller är oklara behöver rollerna förtydligas. Om mandat saknas behöver mandatfrågan hanteras. Om arbetsbelastningen är orimlig räcker det inte att träna individen i att tänka mer positivt eller prioritera snabbare.
Individen har en del. Relationen kan ha en del. Organisationen kan ha en del.
Att skilja nivåerna åt gör det lättare att rikta åtgärden rätt.
Personligt ansvar i ledarskap
För en chef märks personligt ansvar ofta tydligast när något inte fungerar.
Det är lätt att ta ansvar för det som gick bra. Svårare är det när ett beslut blev fel, en medarbetare reagerar starkt eller förutsättningarna förändras.
En ansvarstagande ledare behöver kunna säga:
”Det där blev inte som jag tänkte. Min del i det här är …”
utan att automatiskt fortsätta med:
”… men det berodde egentligen på dem.”
När chefen gör sig själv maktlös
Personligt ansvar blir särskilt tydligt när en chef behöver genomföra ett beslut som hen själv inte har fattat.
Det är fullt möjligt att vara kritisk till beslutet och samtidigt ta ansvar för sin egen del i genomförandet.
Chefen kan fråga sig:
- Vad behöver jag själv förstå för att kunna förklara beslutet?
- Vilka invändningar eller risker behöver jag fortsätta lyfta uppåt?
- Vilket handlingsutrymme har jag i genomförandet?
- Vad behöver mina medarbetare från mig nu?
Skillnaden kan höras i språket:
”Det här beslutet är fattat. Jag vet att det väcker frågor. Mitt ansvar nu är att göra genomförandet så tydligt och rimligt som möjligt, och jag kommer fortsätta lyfta de problem jag ser.”
jämfört med:
”Skyll inte på mig. Ledningen bestämde.”
Personligt ansvar betyder samtidigt inte att chefen ska ta ansvar för beslut eller förutsättningar som faktiskt ligger utanför det egna mandatet.
Personligt ansvar kan innebära att föra viktig information vidare
I vissa situationer består min egen del inte i att själv lösa problemet, utan i att se till att viktig information inte stannar hos mig.
Det kan innebära att säga ifrån, eskalera en risk eller stå kvar i en invändning när informationen är obekväm.
Men ansvaret är dubbelriktat. Organisationen behöver ha fungerande vägar för information, chefer behöver lyssna och människor behöver kunna framföra invändningar utan att det i sig blir ett problem.
Individens mod eller ansvar kan inte ersätta ett system som gör viktig information svår att föra vidare.
Att förklara är inte samma sak som att skylla ifrån sig
När något går fel behöver vi förstå varför. Att undersöka orsaker är inte samma sak som att leta syndabockar.
Tvärtom kan en bra förklaring vara nödvändig för att lära.
Problemet uppstår när förklaringen används för att ta bort den egna delen:
Jag hann inte eftersom ingen påminde mig.
Jag blev otydlig eftersom gruppen var så svår.
Det blev fel eftersom ledningen ändrade sig.
Alla tre förklaringarna kan innehålla sanning. Frågan är fortfarande: Vad var min del?
Från skuld till lärande
Skuldjakt gör människor defensiva. Ansvar kan göra lärande möjligt.
I stället för att börja med ”Vems fel var det?” kan vi fråga:
- Vad hände?
- Vad visste vi då?
- Vilka beslut tog vi?
- Vad låg inom vårt handlingsutrymme?
- Vad behöver vi göra annorlunda nästa gång?
Det betyder inte att ansvar löses upp. Ibland har en person faktiskt gjort ett allvarligt misstag. Men även då behöver vi förstå vad som ska förändras framåt.
Ansvar är inte samma sak som kontroll
Vi ansvarar inte för allt vi påverkas av.
En omorganisation, en kunds beslut, en konjunkturnedgång eller en annan människas reaktion kan ligga utanför vår kontroll.
Personligt ansvar handlar inte om att föreställa sig att vi kan styra allt. Det handlar om att använda det handlingsutrymme som faktiskt finns.
Du kan inte påverka allt som händer. Men du kan utveckla din förmåga att se vad du faktiskt kan påverka och välja hur du vill agera.
Personligt ansvar och självledarskap
Det är därför personligt ansvar ligger nära självledarskap.
Självledarskap handlar bland annat om att kunna observera sina egna reaktioner, förstå sina mönster, se sitt handlingsutrymme och välja hur man vill agera.
Det handlar inte om skuld. Det handlar om att hitta det du själv kan påverka.
Läs mer om MT-metoden och hur vi arbetar från insikt till handling.
Tre cirklar av ansvar
Ett enkelt sätt att sortera en svår situation är att tänka i tre cirklar.
1. Det jag ansvarar för
Mina beslut, mitt agerande, hur jag kommunicerar och de åtaganden jag faktiskt har.
2. Det jag kan påverka
Saker jag inte bestämmer över men kan försöka påverka genom dialog, förslag, eskalering, förhandling eller samarbete.
3. Det jag inte styr över
Sådant jag behöver förhålla mig till, acceptera eller planera utifrån även om jag inte tycker om det.
Mycket onödig frustration uppstår när vi blandar ihop de tre.
När chefen säger ”ta ansvar”
”Ta ansvar” är en dålig instruktion om mottagaren inte vet vad ansvaret faktiskt omfattar.
Som chef behöver du kunna svara på frågor som:
- Vilket resultat ansvarar personen för?
- Vilka beslut får personen fatta?
- Vilka resurser finns?
- Vad ska eskaleras?
- Hur och när följer vi upp?
Annars finns risken att ansvar blir ett fint ord för att lämna över ett problem utan tillräckligt mandat.
Ansvar och mandat behöver hänga ihop
Det gäller både medarbetare och chefer.
Om en person hålls ansvarig för ett resultat men saknar möjlighet att påverka centrala förutsättningar behöver systemet ses över.
Mer ansvar utan motsvarande mandat är inte självledarskap. Det är otydlighet.
Att ta ansvar för ett misstag
När du själv gjort fel kan en enkel struktur vara:
- Beskriv vad som blev fel utan att försköna.
- Ta ansvar för din egen del.
- Förklara relevanta omständigheter utan att använda dem som ursäkt.
- Beskriv vad du gör nu.
- Följ upp att förändringen faktiskt sker.
Ett bra ansvarstagande behöver sällan ett långt försvarstal.
Personligt ansvar i konflikter
I en konflikt är det lätt att bli expert på den andra personens del.
Den mer användbara frågan är ofta:
Vad bidrar jag själv med till att den här situationen fortsätter?
Svaret kan vara ingenting i vissa delar. I andra kan det handla om hur jag kommunicerar, vilka antaganden jag gör, vad jag undviker eller vilka gränser jag inte har satt.
Att se sin del betyder fortfarande inte att den andra parten går fri från sin.
Från personligt ansvar till ansvarskultur
En ansvarskultur skapas inte genom att människor uppmanas att ”äga frågan” oftare.
Den kräver tydliga roller, rimliga mandat, information, uppföljning och ett klimat där misstag och problem går att prata om utan att varje samtal blir en jakt på skuld.
Ledare påverkar kulturen särskilt mycket genom hur de reagerar när någon kommer med dåliga nyheter.
MT:s syn på personligt ansvar
I MT-metoden® arbetar vi med att reflektion och självanalys ska hjälpa människor att förstå sina egna mönster, se sin del och sitt påverkansutrymme och medvetet välja hur de vill agera.
Genom träning, återkoppling och fortsatt reflektion omsätts insikterna i vardagen.
Men självledarskap sker alltid i ett system. Det kan öka individens förmåga att använda sitt handlingsutrymme. Det kan inte skapa ett handlingsutrymme som organisationen inte ger.
En fråga att ta med till nästa arbetsdag
Nästa gång du fastnar i irritation, frustration eller en situation som inte fungerar, prova att fråga:
Vad är min del – och vad ligger faktiskt inom mitt handlingsutrymme?
Ibland leder svaret till att du behöver göra något annorlunda själv.
Ibland behöver du påverka någon annan.
Ibland behöver du tydligt föra ett problem vidare.
Och ibland behöver du konstatera att något ligger utanför din kontroll.
Personligt ansvar är inte att bära allt. Det är att bära rätt del.
